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Feb 12

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Le regole tecniche in materia di copie e duplicati di documenti informatici e conseguenze nelle notifiche in proprio a mezzo PEC e attestazioni di conformità – avv. Nicola Gargano

Febbraio 2015. Tra poco più di un mese festeggeremo il decimo compleanno del Codice dell’Amministrazione Digitale e, per festeggiare al meglio questa ricorrenza lo scorso 12 gennaio è stato pubblicato il DPCM 13 novembre 2014 recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 2005”.

Insieme a cari amici e colleghi che, come me, si occupano di studiare la normativa del processo civile telematico, ci si è chiesti quale sarà l’impatto di questo regolamento sul processo civile telematico ed in particolare sulle notificazioni a mezzo PEC.

Fino ad oggi, infatti, in mancanza di regole tecniche, quell’articolo 22 del codice dell’amministrazione digitale, che consente ad un notaio o altro pubblico ufficiale di attestare la conformità all’originale di una copia per immagine di un originale cartaceo è rimasto inattuato o quasi, proprio per la mancanza delle regole tecniche richiamate nell’articolo in commento.

Tuttavia, pur in mancanza di regole tecniche, da quasi due anni gli avvocati effettuavano notifiche in proprio a mezzo PEC di atti scansionati, in forza della disposizione di cui al comma 2 dell’art. 3bis delle legge 53/1994 che statuisce che, quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità all’originale a norma dell’articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (codice dell’amministrazione digitale, di seguito per brevità CAD). La notifica si esegue mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.

La novità più eclatante è sicuramente costituita dal riconoscimento all’avvocato della qualifica di pubblico ufficiale anche nel momento in cui attesta la conformità della copia informatica all’originale cartaceo, qualora l’atto da notificare non sia un documento informatico. Tale qualifica è espressamente attribuita dall’articolo 6 che, nella versione aggiornata, prevede che “l’avvocato o il procuratore legale, che compila la relazione o le attestazioni di cui agli articoli 3, 3-bis e 9 è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto”.

Ricordiamoci bene questa espressa previsione poiché, le fattispecie in cui l’avvocato può considerarsi pubblico ufficiale possono contarsi sulle dita di una mano e, una di queste è quando attesta la conformità di una copia per immagine di un documento cartaceo da notificare a mezzo PEC.

Tuttavia il DL 90/2014 e il Dl 132/2014 hanno allargato i poteri di certificazione dell’avvocato agli atti e provvedimenti scaricati dal fascicolo informatico e agli atti restituiti dall’ufficiale giudiziario all’avvocato (titolo esecutivo, precetto, atto/verbale di pignoramento, nota di trascrizione) che, ai fini dell’iscrizione a ruolo vengono depositati in copia conforme attestata dall’avvocato.

Tuttavia mentre non si pongono problemi circa le attestazioni di conformità effettuate sulle stampe cartacee di predetti documenti (le regole tecniche ineriscono sono le copie da digitale a digitale e da cartaceo a digitale), si pongono numerosi dubbi e problematiche laddove la conformità debba essere attestata su copie per immagine di documenti cartacei o copie informatiche.

Ebbene in questi ultimi casi si premette che, non essendovi alcun richiamo specifico all’articolo 22 del CAD, e non essendo l’avvocato espressamente qualificato pubblico ufficiale vi è più di un ragionevole dubbio che possano trovare applicazione le nuove regole tecniche. E’ pacifico poi che ciò che l’avvocato estrae dal fascicolo informatico non è un originale bensì una copia di un originale che, per una fictio juris equivale ed assume valore di originale pur non essendolo. Successivamente, la norma precisa che l’avvocato può estrarre le copie attestandone però non la conformità all’originale, ma attestando di averle estratte dal fascicolo informatico, certificando di conseguenza la conformità di una copia ad una copia. Trattasi cioè di una dichiarazione che attiene allo svolgimento di una attività : accedo al fascicolo informatico e rilevo la presenza del documento che prelevo. Questo è il contenuto della attestazione !

Infatti, dalla lettura dell’art. 22 II comma del CAD si evince che le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71. A proposito invece delle copie informatiche di documenti informatici l’art. 23bis comma II statuisce che le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta.

Ne consegue che, qualora l’avvocato non possa essere considerato pubblico ufficiale nell’attestare la conformità ai sensi del DL 90/2014 per ciò che concerne gli atti estrapolati dal fascicolo informatico e del dl 132/2014 con riguardo alle attestazioni di conformità nel processo esecutivo, nulla cambierebbe e potremo continuare ad attestare la conformità degli atti come abbiamo sempre consigliato sulle pagine di questo blog (cfr. http://www.quandoilprocessoetelematico.it/wp-content/uploads/2014/12/vademecum-processo-telematico.pdf ) Ma con quali conseguenze?

Sicuramente i documenti così asseverati non avrebbero valore fino a querela di falso imponendo il deposito del documento originale nel caso ad esempio ogni qualvolta tali copie venissero disconosciute. Immaginiamo ad esempio l’iscrizione a ruolo delle procedure esecutive laddove un eventuale semplice disconoscimento del debitore imporrebbe il deposito dell’originale del titolo esecutivo, precetto nonchè atto o verbale di pignoramento.

Che succederebbe invece nel caso di una notifica di un provvedimento estratto dal fascicolo informatico? Anche in quest’ultimo caso, vi sarebbe la possibilità per il destinatario di disconoscere la conformità dell’atto notificato senza proporre querela di falso, potendo però agevolmente verificarsi la corrispondenza dell’atto notificato con quello presente nel fascicolo informatico.

E se invece si dovesse accedere alla tesi secondo cui l’avvocato è pubblico ufficiale anche nel caso di attestazione di conformità del documento originariamente informatico? Ebbene in quest’ultimo caso si applicherebbero senza alcun dubbio le nuove regole tecniche richiamate in epigrafe. In quest’ultimo caso dobbiamo distinguere tra 4 principali ipotesi:

  • Attestazione di conformità di atto estratto dal fascicolo informatico effettuata su supporto cartaceo

Non cambia nulla l’avvocato stampa la copia dell’atto dal fascicolo informatico inserendo in calce l’attestazione di conformità

  • Attestazione di conformità di atto estratto dal fascicolo informatico per uso telematico (ad esempio in caso di notifica a mezzo PEC o allegazione di copia conforme all’interno di un deposito telematico)

In questo caso, volendo applicare le nuove regole tecniche considerando dunque l’avvocato pubblico ufficiale ci si dovrà rifare alla procedura prevista dall’art. 6 delle regole tecniche:

  1. La copia e gli estratti informatici di un documento informatico di cui all’art. 23-bis, comma 2, del Codice sono prodotti attraverso l’utilizzo di uno dei formati idonei di cui all’allegato 2 al presente decreto, mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia.
  2. La copia o l’estratto di uno o piu’ documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale, salvo che la conformita’ allo stesso non sia espressamente disconosciuta.
  3. Laddove richiesta dalla natura dell’attivita’, l’attestazione di conformita’ delle copie o dell’estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, puo’ essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l’estratto. Il documento informatico cosi’ formato e’ sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio’ autorizzato. L’attestazione di conformita’ delle copie o dell’estratto informatico di uno o piu’ documenti informatici puo’ essere altresi’ prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico cosi’ prodotto e’ sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio’ autorizzato.
  • Attestazione di conformità ai fini dell’iscrizione a ruolo nelle procedure esecutive ai sensi dell’art. 16bis comma 2 del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 come modificato dal dl. 132/2014 convertito con modificazioni dalla legge N. 162/2014

In questo caso, volendo applicare le nuove regole tecniche considerando dunque l’avvocato pubblico ufficiale ci si dovrà rifare alla procedura prevista dall’art. 4 delle regole tecniche:

  1. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, commi 2 e 3, del Codice e’ prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui e’ tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.
  2. Fermo restando quanto previsto dall’art. 22, comma 3, del Codice, la copia per immagine di uno o piu’ documenti analogici puo’ essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.
  3. Laddove richiesta dalla natura dell’attivita’, l’attestazione di conformita’ delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, comma 2, del Codice, puo’ essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico cosi’ formato e’ sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio’ autorizzato. L’attestazione di conformita’ delle copie per immagine su supporto informatico di uno o piu’ documenti analogici puo’ essere altresi’ prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico cosi’ prodotto e’ sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio’ autorizzato.
  • Notifica a mezzo PEC di copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, con attestazione di conformità all’originale a norma dell’articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD).

In quest’ultimo caso a parere di chi scrive non si può sostenere l’inapplicabilità delle regole tecniche atteso che vi è un espresso richiamo all’art. 22 del CAD essendovi peraltro una necessità di coordinamento anche con l’art. 18 del DM 44/2011 (regole tecniche del processo telematico) che prescrive che, l’avvocato che estrae copia informatica per  immagine  dell’atto formato  su  supporto  analogico,  compie  l’asseverazione   prevista dall’articolo 22, comma 2, del codice dell’amministrazione  digitale, inserendo  la  dichiarazione  di  conformità  all’originale   nella relazione di notificazione, a norma  dell’articolo  3-bis,  comma  5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53.

In quest’ultimo caso pertanto dovrà seguirsi necessariamente la procedura di cui al comma 3 dell’art. 4 delle regole tecniche inserendo quindi in una relata di notifica, necessariamente su documento informatico separato, l’impronta del file scansionato e il riferimento temporale.

Si segnala tuttavia che parte della dottrina (Sileni, Arcella, Salomone, Reale) e giurisprudenza (TAR Lazio sent. 396/2015 del 14/1/2015) ritengono che l’art. 18 del DM 44/2011 si ponga in rapporto di specialità rispetto alle regole tecniche del CAD escludendone di fatto l’applicabilità.

Il quadro normativo dunque appare sicuramente confuso e si segnala che, anche il Consiglio Nazionale Forense in una lettera inviata al Ministero della Giustizia ha richiesto urgenti interventi normativi volti ad escludere l’applicabilità delle predette regole tecniche (DPCM 13/11/2014, n.78954 – Gazzetta Uff. 12/01/2015, n.8) al Processo Civile Telematico.

Il predetto DPCM entrerà in vigore il prossimo 11 febbraio 2015 e, dopo tale data, sarà lecito chiedersi se, le attestazioni di conformità prive degli elementi sopracitati quale impronta e riferimento temporale siano da considerarsi ancora legittime o se dobbiamo allargare le nostre conoscenze informatiche onde evitare pretestuose eccezioni.

Quanto alle conseguenze come ho specificato nella prima parte di questa trattazione non vi possono sicuramente esservi conseguenze pregiudizievoli per tutto il procedimento notificatorio o di deposito telematico in quanto una semplice scansione di un documento cartaceo conserverà sempre la sua validità ai sensi dell’art. 2712 c.c. fino a quando non viene disconosciuta e, la stessa sorte avrà la semplice copia di un documento informatico sottoscritto dall’avvocato che effettua la copia e successivamente notifica ai sensi del comma II dell’art. 6 del DPCM che statuisce che, la copia o l’estratto di uno o piu’ documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale, salvo che la conformita’ allo stesso non sia espressamente disconosciuta.

Si aggiunga poi, a riprova della possibile inapplicabilità del CAD alle ipotesi 2 e 3, che, laddove il legislatore ha inteso richiamare il CAD lo ha fatto espressamente, pertanto rimangono ben pochi dubbi, fatta salva la prudenza di voler comunque adottare le nuove regole tecniche tout court e senza distinzioni.

Tuttavia, prima di procedere ad una analisi delle modalità di certificazione secondo le nuove norme non si può non analizzare l’inciso “laddove richiesta dalla natura dell’attività” che sembrerebbe aprire il campo ad ogni possibile interpretazione escludendo la necessità di apporre l’impronta ed il riferimento temporale laddove “la natura dell’attività non lo richieda”.

Per meglio intendere il significato di quell’inciso, occorrere analizzare la ratio della stessa norma che evidentemente punta a creare un inscindibile vincolo e connessione univoca tra l’attestazione di conformità e i documenti di cui si attesta la conformità.

Occorre dunque chiedersi se nel processo civile telematico la ratio della norma non sia già rispettata dalla circostanza che tutti gli atti e documenti viaggiano all’interno di una busta telematica o all’interno della pec con cui viene effettuata la notifica.

Inoltre l’attestazione, pur essendo separata dal documento informatico di cui si attesta la conformità, verrà firmata digitalmente con la stessa firma digitale con cui verranno firmati i documenti di cui si attesta la conformità. È evidente pertanto che tale procedura assicura la volontà dell’asseverante di attestare la conformità di quei documenti descritti nell’attestazione, nonchè la connessione univoca tra attestazione e documento attestato a patto che i documenti informatici così formati siano contenuti all’interno di una stessa busta telematica o di una stessa PEC. (cfr. sullo stesso punto si è espressa favorevolmente parte della dottrina Vitrani-Senor http://www.ilcaso.it/articoli/dpc.php?id_cont=781.php)

Tale considerazione trova peraltro conforto relativamente a quanto statuito dall’articolo 83 c.p.c. laddove si statuisce che la procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Sullo stesso punto poi l’articolo 18 del DM 44/2011 (regole tecniche del processo civile telematico) precisa che la procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto è notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine.

Si aggiunga poi che, in tema di notificazioni di atto formato in origine su supporto cartaceo, ai sensi dell’art. 3bis le regole tecniche del processo civile telematico già specificano (art. 18 dm 44/2011) quali debbano essere i passaggi da compiere per asseverare tale conformità di tali atti, potendosi dunque ritenere che, in tali ipotesi, la natura della attività non richieda l’inserimento di impronta e riferimento temporale.

Ben si potrebbe dunque, de jure condendo, inserire quest’ultima modalità di autenticazione oppure interpretare quel “laddove richiesta dalla natura dell’attività” addivenendo alla conclusione che nel processo civile telematico la ratio della norma è già rispettata dalla firma digitale di attestazione e documento attestato e dall’inserimento di questi elementi all’interno della stessa busta telematica e/o messaggio PEC.

E se invece volessi stare tranquillo? E’ così difficile apporre sulla attestazione di conformità una impronta e un riferimento temporale? Ad avviso di chi scrive il procedimento non è così difficile e soprattutto, quantomeno nelle ipotesi di deposito telematico di copia conforme di titolo, precetto e pignoramento nell’iscrizione a ruolo delle procedure esecutive sarà possibile ai sensi della prima parte del terzo comma dell’art. 4 del DPCM inserire l’attestazione di conformità nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico cosi’ formato e’ sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a cio’ autorizzato.

La procedura potrà essere agevolmente compiuta installando sul proprio computer l’ultima versione di Adobe PDF Reader (XI). Dopo aver scansionato il documento (prestando attenzione a che il vostro scanner non generi un PDF protetto) potrete cliccare sul bottone evidenziato dal cerchietto rosso e cliccare su aggiungi testo. Il testo racchiuso nella casella è il testo da me aggiunto al pdf e rappresenta la classica dicitura per attestare la conformità nelle iscrizioni a ruolo delle procedure esecutive.

gargano imm 1

E se invece volessi procedere con una attestazione su foglio separato? In tal caso sarà necessario preliminarmente chiarire i concetti di impronta, hash e riferimento temporale riportando di seguito le definizioni estrapolate dall’allegato 1 del DPCM:

Impronta : La sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una apposita funzione di hash

Funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti

Riferimento temporale: informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento

Dovremo dunque calcolare l’hash utilizzando una delle numerose utility presenti on line o (meglio onde evitare problemi di privacy) scaricare un apposito software (ve ne sono in giro di comodi e gratuiti) che ci consentirà di acquisire l’impronta del documento informatico sotto forma di Hash.

Per il calcolo sarà bene selezionare l’algoritmo Sha-256 (standard delle firme digitali) e, dopo aver caricato il file di cui desideriamo estrarre l’impronta, otterremo il codice alfanumerico di 64 caratteri che inseriremo nella relata di notifica insieme al riferimento temporale che dovrà essere inserito nel seguente formato HH:MM:SS del GG.MM.AAAA (UTC +1.00) (l’orario è attestato da noi e potremo tranquillamente inserire l’ora del computer avendo cura di sincronizzarla cosa che in genere avviene in automatico per impostazione del sistema operativo)

gargano imm 2

Una relata di notifica tipo (si è scelto per l’esempio una relata di notifica di provvedimento cartaceo) potrà dunque essere costruita così:

RELATA DI NOTIFICA A MEZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

ex art. 3bis Legge 21 gennaio 1994, n. 53

Ad istanza del sig. ______ (CF:______) rappresentato, difeso e domiciliato come in atti, io sottoscritto avvocato ______ del Foro di _____ (CF: ______), ho notificato ad ogni effetto di legge, copia informatica della copia conforme all’originale di______ n.____ emessa dal Tribunale di ______ sezione ______ GI dott.______ nel procedimento di cui al n. di RG:__ estratta dal sottoscritto difensore alle ore 01:06:17 del 13.1.2015 (UTC +1.00) nome file: decretoingiuntivo.pdf.p7m con il seguente hash calcolato mediante algoritmo sha-256 ______di cui si attesta la conformità̀ alla copia conforme all’originale cartacea ai sensi dell’articolo 22 del decreto legislativo del 7 marzo 2005 n. 82 a:

1) ______(CF:____________),rappresentata e difesa dall’avv._________(CF:_______)ed elettivamente domiciliata presso lo studio dell’avv. _______ (CF: ______), in Milano, alla via _______ n. _____trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo PECAVVOCATO@PEC.IT estratto dal registro generale degli indirizzi elettronici tenuto presso il ministero della giustizia

Avv. _________ Luogo e data

Ovviamente io per primo come voi lettori, spero di non dover mai utilizzare la seguente procedura. Auspicandomi, invece, un imminente chiarimento da parte del ministero, magari con un intervento legislativo ad hoc, che possa recepire le istanze del CNF, dello scrivente e di tutti gli amici e colleghi che con me ogni giorno si battono per l’efficienza e semplificazione del processo civile telematico, in un’ottica orientata all’utenza e non ad una burocratizzazione telematica che potrà portare solamente ad ingolfare ancor più i tribunali nello sforzo di interpretare pericoloso eccezioni.

Autore: avv. Nicola Gargano

Data di pubblicazione: febbraio 2015

Link prima pubblicazione:

www.quandoilprocessoetelematico.it/le-regole-tecniche-in-materia-di-copie-e-duplicati-di-documenti-informatici-e-conseguenze-nelle-notifiche-in-proprio-a-mezzo-pec-e-attestazioni-di-conformita/

 

ATTENZIONE! LEGGI IL DISCLAIMER

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